Ya hemos comentado en este blog como Internet y la transformación digital están afectando prácticamente a todos los sectores y negocios. Estamos viendo como se acelera el ritmo de creación, cambio y maduración de los modelos de negocio con un desfase entre ciclos estratégicos corporativos y ciclos tecnológicos que en ocasiones deja obsoleto el plan estratégico de muchas empresas.
Para adaptarse a este entorno cambiante caracterizado por la volatilidad y la incertidumbre, las compañías necesitan ser rápidas y flexibles para ajustar sus modelos de negocio, procesos y estrategia a las oportunidades y amenazas digitales.
La pregunta clave es ¿Si serán capaces las empresas de realizar está transformación digital con los modelos organizativos actuales?
Las estructuras organizativas clásicas y utilizadas en la mayoría de empresas se basan en los principios de la división del trabajo, los departamentos casi estancos, la necesidad de supervisión y un único centro de autoridad y control.
Estas estructuras organizativas jerárquicas son demasiado lentas para la nueva realidad digital ya que no soportan un proceso rápido de innovación, analítica y toma de decisiones.
El reto para las multinacionales será contar con una organización que mantenga las ventajas del tamaño y diversificación geográfica a la vez que se conviertan en organizaciones ágiles para mantenerse por delante de la competencia.
Sin embargo, aunque los beneficios sean elevados, la transformación de las actuales estructuras organizativas no será fácil, ya que la complejidad y la resistencia al cambio de éstas dificultan esta transformación digital.
Deberíamos ser optimistas porque muchas empresas de Internet (un porcentaje muy bajo del total de empresas) surgidas en los últimos años ya cuentan con estos modelos organizativos flexibles y adaptados a la innovación continúa.
Pero, ¿Qué pasos hay que realizar para cambiar la estructura organizativa y qué características debe tener ésta para adaptarse a la economía digital?
Nosotros creemos que se tienen que realizar los siguientes tres pasos:
CONCIENCIACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL PROYECTO
En esta etapa es necesario comunicar a todo el personal de la empresa las características del nuevo entorno digital y las necesidades de cambio en la estructura organizativa para adaptarse a él.
Todo el personal de la empresa, desde la alta Dirección hasta los puestos más operativos tiene que entender el porqué del proyecto y verse implicados en él. Para ello es útil comunicarles que con el cambio ganarán todos.
DEFINICIÓN DE LA NUEVA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Esta fase tiene que realizarse entre el departamento de Recursos Humanos, la Dirección y el CDO (Chief Digital Officer) o la persona que se encargue de la estrategia digital.
Previamente a definir la nueva estructura organizativa es necesario identificar la cadena de valor de la innovación en la empresa para tener una visión del proceso de innovación. Para ello hay que estudiar todos los pasos, actores y procesos involucrados desde la concepción de la nueva idea hasta el desarrollo de los nuevos productos o procesos.
En base a las características de la organización (estructura geográfica, departamentos, perfiles, competencias, tamaño, etc.) hay que definir una nueva estructura organizativa que potencie la innovación y tenga las siguientes características que aportan flexibilidad y capacidad de reacción:
- Mucho flujo de información y pocas fronteras entre departamentos.
- Sistema de analítica con muchas fuentes (Web, móvil, competencia) que permitan al CDO y a la Dirección disponer de información sobre nuevas oportunidades y riesgos digitales.
- Comunicación constante con los clientes a través de las redes sociales para identificar sus necesidades.
- Potenciar las redes sociales internas para mejorar la colaboración y aportación de ideas entre departamentos.
- Creación de proyectos y equipos ad-hoc entre departamentos con capacidad de decisión y actuación.
- Toma de decisiones descentralizada y rápida.
Por ejemplo, si se tratase de una institución financiera, esta nueva estructura debería permitir detectar la oportunidad de desarrollar una aplicación móvil que ofreciera nuevos servicios a los clientes. Se debería poder montar rápidamente un equipo ad-hoc de proyecto entre personal del área de desarrollo, marketing, operaciones y nuevos productos. Este equipo debería contar con información de las redes sociales con las necesidades de los clientes, tener capacidad de decisión y herramientas que les permitan comunicarse de manera flexible y poder desarrollar y lanzar el producto en varios meses.
Como se ve en el ejemplo, para poder estar adaptado a las nuevas oportunidades digitales, es necesario que cualquier empleado pueda proponer una nueva idea, que esta idea tenga la autorización rápida de la Dirección y el CDO, que se pueda montar un equipo de trabajo interdepartamental rápidamente y que éste pueda trabajar de manera flexible y con capacidad de decisión.
IMPLANTACIÓN DE LA NUEVA ESTRUCTURA
Esta es la fase más difícil ya que supone luchar contra la resistencia al cambio del personal. Es necesario impartir mucha formación sobre las nuevas formas de actuar y la nueva estructura. También es útil hacer pruebas y simulacros de cómo reaccionar con la nueva estructura ante diversos escenarios.
Por lo tanto, hay que ser conscientes de que Internet está ampliando las oportunidades de negocio si se cuenta con una organización flexible, rápida e innovadora. Muchas empresas van a tener que adaptar sus estructuras organizativas si quieren competir con las nuevas empresas de Internet que se han creado en el nuevo entorno digital.
